Spracovanie faktúr pomocou AI: Ako firmy šetria desiatky hodín mesačne

Prečo je manuálne spracovanie faktúr problém

Priemerná účtovná asistentka strávi spracovaním jednej faktúry 3 až 5 minút. Pri 200 faktúrach mesačne je to celý pracovný deň venovaný čistému prepisovaniu čísiel. Navyše, pri manuálnom zadávaní sa chyby nevyhnú nikomu.

Chybné IČO, prehodená suma alebo zle priradená kategória vás môžu stáť hodiny navyše pri opravách, prípadne komplikácie pri daňovom priznaní. A to nehovoríme o tom, že táto práca odčerpáva čas ľudí, ktorí by mali riešiť veci s vyššou hodnotou pre vašu firmu.

Ako AI spracovanie faktúr funguje

Naše riešenie kombinuje AI Vision (GPT-4) a OCR technológiu, ktorá rozpoznáva text z obrázkov, skenov aj PDF dokumentov. Celý proces je plne automatický a nevyžaduje žiadnu zmenu vo vašich existujúcich postupoch.

1. Prijatie faktúry Systém prijíma faktúry emailom, fotkou z telefónu alebo scanom. Funguje s PDF, JPG aj PNG. Žiadna špeciálna príprava na vašej strane.
2. AI extrakcia dát GPT-4 Vision a OCR extrahujú všetky kľúčové údaje: dodávateľ, IČO, DIČ, suma, DPH, dátum vystavenia, dátum splatnosti, číslo faktúry. Poradí si aj s ručne písanými dokladmi.
3. Automatický zápis Dáta sa zapíšu priamo do vášho účtovného softvéru. Bez manuálneho zásahu, bez čakania, bez chýb z prepisovania.
4. Overenie a notifikácia Ak si AI nie je istá niektorým údajom, systém vás upozorní a označí konkrétny riadok na kontrolu. Všetko ostatné prebehne automaticky.

Kompatibilné účtovné systémy

Riešenie funguje s účtovnými softvérmi, ktoré slovenské firmy používajú každý deň. Integrácia prebehne bez zmeny vašich procesov.

Pre koho je toto riešenie vhodné

Automatizácia spracovania faktúr prináša najväčšiu hodnotu tam, kde je objem dokladov vysoký a tím má dôležitejšie úlohy ako prepisovanie čísel.

• Účtovné firmy – spracúvajú faktúry za desiatky klientov mesačne. AI zefektívni prácu tímu a umožní obsluhovať viac klientov bez pridávania ľudí.
• Stavebné firmy – veľký objem dodávateľských faktúr, często ako fotky z telefónu. AI si poradí aj s nečitateľnými skenmi.
• Ambulancie a kliniky – zdravotnícky materiál, lieky, servisné zmluvy. Každý doklad treba správne zaúčtovať do správnej kategórie.
• Distribútori a e-shopy – stovky faktúr mesačne od dodávateľov. Manuálne spracovanie prestáva byť únosné.

Reálna návratnosť investície

Mesačný poplatok začína od 200 €. Väčšina klientov pokryje náklady úsporou mzdových hodín už v prvom mesiaci.

Príklad: Firma spracúva 300 faktúr mesačne. Pri 4 minútach na faktúru to je 20 hodín mesačne. Pri hodinovej sadzbe 8 € vychádza mzdový náklad na 160 €. Pridajte čas strávený opravami chýb a skutočné náklady sú výrazne vyššie. AI to vyrieši za 200 € mesačne a váš tím má 20 hodín späť na prácu, ktorá firmu skutočne posúva.

Nasadenie bez komplikácií

Integrácia trvá zvyčajne do 24 hodín. Nepotrebujete meniť existujúce procesy ani kupovať nový softvér. Riešenie sa napojí na to, čo už máte.

Prvé 2 týždne fungujeme v paralelnom režime: AI spracúva faktúry a výsledky porovnávame s manuálnym zadaním, kým nenakalibrujeme systém na vaše konkrétne doklady. Po kalibrácii prebieha celý proces automaticky.

Časté otázky